Les erreurs qui coûtent cher au syndicat des copropriétaires (et comment les éviter)
Comment économiser des frais de procédure pour le syndicat des copropriétaires (SDC)
Le recouvrement des charges impayées en copropriété est une mission cruciale du syndicat des copropriétaires (SDC). Cependant, cette mission peut rapidement devenir un gouffre financier si elle est mal pilotée, surtout lorsqu’il s’agit de sommes relativement faibles, inférieures à 5 000 €.
La plupart des syndicats de copropriétaires pensent automatiquement à passer par leur syndic, un huissier ou un avocat. Cela semble logique, mais cette démarche peut coûter jusqu’à 1 400 € HT, pour une créance qui dépasse à peine quelques centaines d’euros.
Heureusement, la loi permet aux copropriétés de prendre en main leur propre procédure, sans avocat ni huissier, et surtout sans frais ou presque. Il suffit de suivre une méthode simple, accessible à tous les membres du conseil syndical.
Dans cet article, nous vous dévoilons les trois étapes clés pour engager une procédure efficace de recouvrement à moindre coût, et économiser des centaines, voire des milliers d’euros pour votre copropriété.
Pourquoi les frais explosent-ils si vite ?
Avant d’aborder la méthode d’économie, prenons un instant pour comprendre où part votre argent quand vous déléguez la procédure.
Les acteurs classiques de la procédure
- Le syndic : Il facture souvent un forfait ou des honoraires spécifiques pour les relances et les démarches contentieuses.
- L’avocat : Il peut intervenir dès la rédaction de la mise en demeure, mais surtout pour introduire une action judiciaire.
- L’huissier : Il intervient pour les significations ou pour faire exécuter une décision de justice.
Tous ces professionnels sont utiles, mais pas indispensables dans les créances inférieures à 5 000 €.
Les frais typiques constatés
|
Démarche |
Coût moyen |
|
Relance / mise en demeure |
100 € HT |
|
Protocole amiable (avocat) |
300 € HT |
|
Injonction de payer (avocat) |
1 000 € HT |
|
Total |
1 400 € HT |
Ces montants sont souvent répercutés sur le débiteur dans l’idéal… mais pas toujours récupérés dans les faits. Et même lorsqu’ils le sont, ils affectent la trésorerie du SDC à court terme.
Étape 1 : Relancer le copropriétaire par lettre recommandée
Pourquoi faire une relance en RAR soi-même ?
La relance formelle est la première étape essentielle pour rappeler à l’ordre le copropriétaire. Cette démarche, très simple, peut être réalisée directement par le président du conseil syndical, sans passer par le syndic.
- Objectif : informer du montant dû et inviter au règlement immédiat.
- Valeur juridique : une lettre recommandée avec accusé de réception constitue une preuve solide devant le juge en cas de litige.
- Avantage économique : vous économisez les honoraires du syndic ou de l’avocat pour cette étape.
Astuce : Utiliser un modèle professionnel de mise en demeure, validé par un cabinet d’avocats pour maximiser l’impact juridique de votre courrier.
Contenu type de la lettre
- Référence de la copropriété et du lot concerné
- Montant dû, période concernée
- Délai de règlement (ex. 8 jours)
- Mention de la possibilité d'une procédure judiciaire en cas de nonpaiement
Coût : 5 à 7 € (le prix d’un recommandé) Économie réalisée : environ 100 €
Étape 2 : Solliciter un conciliateur de justice
Si la relance reste sans effet, passez à la conciliation. Cette procédure gratuite, prévue par la loi, est souvent obligatoire avant toute procédure judiciaire dont le montant de la créance est inférieure à 5.000,00 €, sauf exception.
Comment se déroule la conciliation ?
- Vous déposez une demande en ligne sur le site officiel : Conciliateurs de France
- Le conciliateur convoque les parties à une audience.
- Trois issues sont possibles, chacune avec ses avantages.
Issue 1 : Le débiteur ne se présente pas
C’est fréquent. Dans ce cas, le conciliateur établit un procès-verbal de carence, qui vaut preuve que la tentative amiable a échoué. Cela vous donne le feu vert pour passer à l’injonction de payer.
Issue 2 : Un accord est trouvé
Un protocole d’accord est rédigé. Il contient :
- Le montant dû
- Les modalités de paiement (échelonnement possible)
- Les engagements des deux parties
➡️ Si le débiteur respecte l’accord : la procédure s’arrête là. ➡️ S’il ne respecte pas l’accord : le protocole vaut titre exécutoire. Vous pouvez immédiatement saisir un huissier sans passer par un juge.
Le saviez-vous ? Un protocole signé par un conciliateur a la même force qu’un jugement si le débiteur l’enfreint.
Économie réalisée : 300 € minimum, car un protocole rédigé par un avocat coûte en moyenne ce montant.
Étape 3 : Demander une injonction de payer
La dernière étape consiste à déposer une requête en injonction de payer auprès du tribunal judiciaire.
Cette procédure est :
- Simple : un formulaire à remplir
- Gratuite : pas de frais d’avocat
- Rapide : jugement sur dossier, sans audience
- Efficace : le juge rend une ordonnance d’injonction de payer qui peut être exécutée par un huissier
Comment procéder ?
- Complétez le formulaire Cerfa n°12948*06
- Joignez les pièces justificatives :
- Appels de charges
- Relances
- PV de carence ou protocole non respecté
- Déposez le dossier au tribunal compétent (lieu du logement concerné)
Astuce : Gagnez du temps avec un modèle de requête rédigé par des professionnels ici
Une fois l’ordonnance obtenue :
Vous la faites signifier par huissier au débiteur. Si celui-ci ne paie pas dans le délai imparti, l’huissier peut engager des saisies (comptes bancaires, salaires, mobilier…).
Économie réalisée : 1 000 € en moyenne par rapport à une procédure gérée par avocat.
Synthèse : les économies concrètes
|
Étape |
Coût en procédure classique |
Coût méthode SDC autonome |
|
Mise en demeure |
100 € HT |
5 à 7 € |
|
Protocole amiable (avocat) |
300 € HT |
0 € |
|
Injonction de payer (avocat) |
1 000 € HT |
0 € |
|
Total |
1 400 € HT |
5 à 7 € |
Ce que dit la loi : le fondement légal de votre autonomie
Le syndicat des copropriétaires est une personne morale, dotée de la capacité juridique d’agir en justice (article 15 de la loi du 10 juillet 1965). Il n’est donc pas obligé de passer par le syndic, surtout si l’assemblée générale l’y autorise ou si un membre du conseil syndical est mandaté.
Important : Pour agir au nom du SDC, il est prudent d’avoir une délégation de l’AG ou une autorisation écrite du syndic.
Pourquoi cette méthode est sous-utilisée ?
- Par méconnaissance : peu de copropriétaires savent qu’ils peuvent agir euxmêmes.
- Par habitude : automatisme de passer par le syndic.
- Par peur de mal faire : alors qu’avec des modèles professionnels, tout devient simple.
Bonus : conseils pratiques pour bien réussir
- Archiver toutes les pièces (courriers, avis de réception, échanges)
- Respecter les délais de convocation ou de procédure
- Garder une trace de tout engagement signé
- Impliquer le conseil syndical dans chaque étape
En résumé
Le recouvrement des charges impayées pour des montants inférieurs à 5 000 € peut être mené efficacement et gratuitement par le syndicat des copropriétaires, sans recours à un avocat ni huissier, en trois étapes :
- Relancer par lettre RAR
- Organiser une conciliation gratuite
- Déposer une requête en injonction de payer
Avec un peu de rigueur et les bons outils, vous pouvez économiser plus de 1 400 € par dossier. Une méthode simple, rapide, et surtout rentable pour votre copropriété.
